Formation de 5 jours · Professionnels de l’administration
Planification avancée et communication
Pour les professionnels de l’administration
Notre formation la plus demandée, entièrement repensée pour 2027. Cinq jours consacrés à la planification et à la gestion des agendas, au cabinet de direction, à la communication interne et externe, aux conflits et à la communication de crise, ainsi qu’à l’usage responsable de l’IA.
Le changement que produit cette formation
Le centre névralgique du cabinet de direction
Les professionnels de l'administration pilotent le centre névralgique du cabinet de direction : anticiper, protéger le temps de leur dirigeant et communiquer avec autorité, en interne comme en externe.
Cette formation de 5 jours couvre les pratiques administratives modernes, de la planification et de la gestion des agendas à la communication avec les parties prenantes, la communication de crise et l'usage responsable de l'IA. Chaque journée s'articule autour d'outils pratiques et d'études de cas réelles issues d'institutions internationales et publiques.
La formation est pratique de bout en bout. Les participants repartent avec des méthodes applicables dès le lundi suivant, et non une théorie oubliée le vendredi.
- Durée
- 5 jours
- Public
- Assistants de direction, administrateurs de bureau, responsables de bureau et personnel d'appui
- Format
- En direct via Zoom ou en présentiel
- Inclus
- Cahier du participant, études de cas, modèles et certificat
- Langue
- Français ou anglais, aux mêmes dates
Les participants à Maîtrise de l'IA bénéficient d'un crédit de 300 USD sur cette formation.
Ce que vous allez acquérir
Six acquis
- Planifier et prioriser avec la Roue du succès pour garder une longueur d'avance sur les demandes concurrentes.
- Gérer l'agenda, les courriels et les réunions d'un dirigeant pour dégager davantage de temps stratégique.
- Comprendre la structure organisationnelle et mesurer la performance individuelle et collective à l'aide d'indicateurs clés.
- Communiquer avec influence et résoudre les conflits à l'aide du modèle Thomas-Kilmann.
- Représenter l'organisation à l'externe et contribuer à la gestion de la réputation et à la communication de crise.
- Utiliser les outils d'IA de manière éthique et productive dans le travail administratif quotidien.
Déroulement
Cinq jours, jour par jour
Chaque journée s’appuie sur la précédente, de l’efficacité personnelle vers l’influence dans l’organisation et la représentation externe.
Planification avancée et gestion des agendas
- L’état d’esprit proactif et les fondamentaux de la planification
- Le modèle de la Roue du succès
- Priorisation stratégique et tri
Travailler au sein du cabinet de direction
- Structure organisationnelle et étendue du contrôle
- Outils de résolution de problèmes et de prise de décision
- Indicateurs clés : mesurer la réussite individuelle et collective
Communication organisationnelle
- Dynamiques interpersonnelles et jeux de pouvoir
- Influence stratégique
- Positionnement et évolution professionnelle
Communication externe et gestion des conflits
- Comprendre et résoudre les conflits au travail
- Gestion de la réputation et communication de crise
- Gestion des parties prenantes
Les outils d’IA au service de l’administration
- L’usage éthique des outils d’IA au travail : ce qui est permis et ce qui ne l’est pas
- Intégrer l’IA dans les tâches administratives quotidiennes
En détail
Les cinq modules
Ouvrez chaque module pour en voir le contenu complet.
1Planification et gestion des agendasJour 1
Fondamentaux de la planification
- Les différents outils de planification
- Les principes clés d’une planification efficace, avec la Roue du succès
- Garder une longueur d’avance : agir avant d’être sollicité et éviter les situations de crise
- Identifier et clarifier ses priorités lorsque de nombreuses personnes et tâches sollicitent votre attention
- Aligner vos priorités sur celles de votre responsable
- Fixer des objectifs atteignables
Gestion du temps
- Les principes d’une gestion du temps efficace
- Repérer et éliminer les pertes de temps
- Processus, habitudes et systèmes qui optimisent votre efficacité
- La différence entre efficace, efficient et parfait
- Les obstacles à une bonne gestion du temps et comment les surmonter
Gérer le temps de votre dirigeant
- Gérer le temps et la charge de travail de votre dirigeant
- Stratégies de gestion des courriels qui font gagner du temps
- Gestion d’agenda : techniques pour dégager du temps
Bâtir un partenariat stratégique avec votre dirigeant
- Le rôle de l’assistant comme partenaire stratégique
- Travailler « avec » plutôt que « pour » votre dirigeant
- Connaître les priorités quotidiennes de votre dirigeant
- L’anticipation et le leadership personnel au service du partenariat
Réunions
- Les éléments d’une réunion efficace et les cinq outils essentiels des réunions de qualité
- L’élaboration de l’ordre du jour et les pertes de temps courantes
- La rédaction des procès-verbaux et les responsabilités de chacun
- Obtenir l’adhésion et la participation
- Organiser des réunions virtuelles
2Travailler au sein du cabinet de directionJour 2
Comprendre la structure organisationnelle
- L’importance de la structure organisationnelle et les modèles courants
- Avantages et inconvénients des différentes structures
- L’étendue du contrôle et votre place dans l’organisation
- Politiques et procédures
- Raison d’être, vision et mission
Le rôle du professionnel de l’administration
- Principaux rôles et responsabilités d’un administrateur de bureau ou d’un assistant de direction
- Définir votre propre rôle et ce que votre organisation attend réellement de vous
- Le rôle stratégique de l’administrateur d’aujourd’hui
- Introduction aux théories du management et à leur application
- Travailler sereinement avec les autres et améliorer sa performance
- Techniques de mesure du travail de bureau
Compétences administratives modernes
- La carte mentale
- Gérer des projets plus importants dans les délais
- Techniques de résolution de problèmes
- Devenir plus proactif
- Travailler avec plusieurs responsables
3Communication organisationnelleJour 3
Principaux axes
- Le modèle Thomas-Kilmann. Les cinq modes de gestion des conflits (compétition, collaboration, compromis, évitement, accommodation), avec mises en situation pour les décisions sensibles et les projets transversaux
- Types de communication et efficacité. Écrite, orale, non verbale, en groupe et en public, choisie selon la complexité et le risque
- Relations avec les parties prenantes. Cartographier les attentes, structurer des messages aux objectifs clairs, savoir escalader et dire non
- Gestion des conflits. Désamorcer, recadrer les enjeux et favoriser la sécurité psychologique
- Confidentialité et langage corporel. Le principe du besoin d’en connaître, l’esquive diplomatique et les ajustements non verbaux
- Affirmation de soi et publics variés. Adapter un message clé, de la direction au terrain, tout en restant cohérent
4Communiquer avec les parties prenantes externesJour 4
Les professionnels de l’administration sont souvent le premier point de contact entre l’organisation et l’extérieur. Ce module porte sur la représentation de l’organisation, avec diplomatie et intention stratégique, auprès des clients, fournisseurs, autorités, médias et du public.
- Adapter le ton et le message à des publics externes variés
- Traiter une correspondance sensible, y compris les déclarations de la direction et les litiges
- Soigner l’image de l’organisation par la discrétion, la confidentialité et la réactivité
- Faire de la communication un levier de confiance et de relations durables
- Concilier transparence et discrétion dans la correspondance de direction
- Gérer les demandes des médias et contribuer à la réputation et à la communication de crise
- Coordination interne : un message unifié entre services et direction
5Les outils d’IA au service de l’administrationJour 5
- Gestion des documents et des données avec l’IA
- Rédiger des instructions (prompts) qui donnent des résultats fiables avec Copilot ou ChatGPT
- Choisir le bon outil d’IA selon la tâche : rédaction, révision, recherche, planification ou automatisation
- Bonnes pratiques de collaboration numérique
- Usage éthique de l’IA au travail, sécurité de l’information et limites de l’IA
Pour aller plus loin : la formation de deux jours Maîtrise de l’IA approfondit le sujet pour les professionnels de l’administration, et Microsoft 365 Copilot au travail couvre Copilot en onze ateliers pratiques. Les participants à Maîtrise de l’IA bénéficient d’un crédit de 300 USD sur cette formation.
Public
Pour les professionnels de l’administration, à chaque étape
- Administrateurs expérimentés qui souhaitent actualiser leurs compétences
- Nouveaux professionnels de l’administration qui veulent partir sur de bonnes bases
- Responsables de bureau qui renforcent leur capacité d’organisation
- Assistants de direction et personnel d’appui qui visent un rôle de partenaire stratégique
Dates et tarifs
Prochaines sessions
Les tarifs s’entendent par participant, en dollars américains, supports et certificat Shared iQ compris. Chaque session est proposée en français et en anglais aux mêmes dates. Les détails du lieu sont communiqués avec la confirmation d’inscription.
| Dates | Format et lieu | Tarif | |
|---|---|---|---|
| 23 – 27 novembre 2026 | PrésentielJohannesburg, Afrique du Sud | 2 950 USD | S’inscrire |
| 7 – 11 décembre 2026 | En ligneZoom | 2 450 USD | S’inscrire |
| 22 – 26 février 2027 | PrésentielKigali, Rwanda | 2 950 USD | S’inscrire |
| 12 – 16 avril 2027 | PrésentielRodney Bay, Sainte-Lucie | Tarif sur demande | S’inscrire |
| 10 – 14 mai 2027 | PrésentielBridgetown, Barbade | Tarif sur demande | S’inscrire |
| 7 – 11 juin 2027 | PrésentielLe Cap, Afrique du Sud | Tarif sur demande | S’inscrire |
Les inscriptions de groupe (trois participants ou plus d’une même organisation) bénéficient d’un tarif réduit. Cette formation est aussi disponible en intra-entreprise, adaptée à vos modèles, politiques et terminologie. Demander un devis →
Références
Des professionnels de ces organisations ont suivi les formations Shared iQ
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